home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / DPTEST.ZIP;1 / README.MAI < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-02-01  |  4.8 KB  |  116 lines
  1.              Copyright WordPerfect Corporation 1993
  2.                        All Rights Reserved
  3.  
  4. README.MAI                                                 2/1/93
  5.  
  6. This README file is in DOS text format and is 3 pages long.
  7.  
  8. This is a simple mailing database with an archiving panel.  You
  9. can use the database to record client addresses, to print mailing
  10. lists or labels, to merge addresses into a form letter in
  11. WordPerfect, and to record the date of a mailing.  The database
  12. is designed for use with DataPerfect 2.3.
  13.  
  14. For information on deleting the sample data in MAILING, see the
  15. file titled README.APP.
  16.  
  17. You may copy and modify this database for your own or your
  18. company's use.  You may not copy the database and resell it. 
  19. Please be aware that while WordPerfect Corporation provides
  20. support on DataPerfect questions, only limited support is
  21. available for the predefined databases.  No support is available
  22. for the databases if they have been modified.
  23.  
  24. PANELS
  25. Mailing was created with a built-in menu to make navigating
  26. easier.  Mailing has seven panels, however, you can do most or
  27. your work using the menu.
  28.  
  29. As you tab through each field in a panel, a help message at the
  30. top of the screen explains what to do while in that field.  Press
  31. Help (F3) twice for further information about the field.
  32.  
  33. CUSTOMER INFORMATION
  34. This panel stores the customer's mailing address.  This panel
  35. gives you access to Mailing List Types and Mailing History.  You 
  36. An arrow () next to a link indicates that this customer has
  37. records to view.
  38.  
  39. MAILING HISTORY
  40. Data in the Mailing History panel is created when you run a
  41. mailing label report.  You can create records manually by
  42. accessing the View Mailing History link in the Customer
  43. Information panel.
  44.  
  45. MAILING RESPONSES
  46. Customer responses to mailings are tracked in the Mailing
  47. Responses panel.  If you enter this panel from the menu (menu
  48. option 2), you will need to select the mailing history
  49. information manually by highlighting the customer name field,
  50. pressing F6, then the Up Arrow.  If you enter the Mailing
  51. Response panel from the Mailing History panel, the mailing
  52. history information will automatically be entered for you.  You
  53. will need to enter information for Requested Items either way.
  54.  
  55. CUSTOMER MAILING LIST TYPES
  56. You can enter the Customer Mailing List Types panel from the
  57. Customer Information panel.  You should enter a new record for
  58. each mailing list a customer is on.  You can select a mailing
  59. list type from a lookup list.
  60.  
  61. MAILING LIST TYPES
  62. The Mailing List Types panel lists the possible mailing lists
  63. your customers may be on.  This panel is used to select the
  64. customer mailing list type.  You can enter this panel from the
  65. menu (option 7).  You should leave the records marked "*All*" and
  66. "*Done*" if you want the mailing label reports to work correctly.
  67.  
  68. MAILING REQUEST ITEMS
  69. The Mailing Request Items panel lists the items a customer has
  70. requested in response to a mailing.
  71.  
  72.  
  73. REPORTS
  74. Mailing has six custom reports in addition to Built-In Short
  75. Reports.  Using DPPrint when running reports is recommended.  For
  76. more information about DPPrint, see Appendix M: Utilities--
  77. DPPrint in DataPerfect Reference.
  78.  
  79. LABELS
  80.      Two reports allow you to print labels.  You can easily
  81.      modify or copy these reports to meet your personal
  82.      requirements.  The label reports are set up to print to HP
  83.      Laser 3-across (Avery 5160 - menu option 11) or Continuous
  84.      feed 1.5" x 4" (menu option 12).   Each of these reports
  85.      will print labels and create mailing history records in the
  86.      Mailing History panel.  You can specify which mailing list
  87.      type to print as you run the report.
  88.  
  89. CUSTOMER MAILING LIST
  90.      Menu option 14 prints an alphabetic list of customers
  91.      (sorted by last name).
  92.  
  93. WPMERGE FILE EXPORT
  94.      Menu option 16 creates a WordPerfect export file containing
  95.      data from the Customer Information panel.
  96.  
  97. ARCHIVE/RESTORE RECORDS
  98.      The Archive Records report (menu option 17) and Restore to
  99.      Active List (menu option 18) help you maintain your
  100.      database.  When a customer becomes inactive (you decide
  101.      when), you can select the Archive Records report.  You are
  102.      prompted to select the customer to be archived.  If the
  103.      customer later needs to be restored to view, you can select
  104.      the Restore to Active List report (the records are not
  105.      deleted, but have been hidden from view).
  106.  
  107.  
  108. USING THE DATABASE
  109. You can use the database to record client addresses, to print
  110. mailing lists or labels, to merge addresses into a form letter in
  111. WordPerfect, and to record the date of a mailing.
  112.  
  113. When you print labels or merge addresses to WordPerfect for a
  114. mass mailing, you might consider sorting the addresses by state
  115. or ZIP Code first so you can take advantage of bulk mailing
  116. discounts for pre-sorted mail.